Fahrtenbuch automatisch führen & Geldwerter Vorteil Firmenwagen

Sie müssen ein persönliches Fahrtenbuch fürs Finanzamt führen? Unser elektronisches Fahrtenbuch ermöglicht es Ihnen, diese Aufgabe nachzukommen, ohne dabei Papier zu verwenden. Ein elektronisches Fahrtenbuch ermöglicht es Ihnen, ein erhebliches Einsparpotenzial zu nutzen, da es in der Regel lukrativer ist, ein Fahrtenbuch fürs Finanzamt zu führen als die 1-Prozent-Regelung in Anspruch zu nehmen. Anstatt mit einer separaten Fahrtenbuch-Vorlage zu arbeiten, können Sie unser System, in dem alle Eckdaten ohnehin enthalten sind, nutzen, um auf einfache Weise ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Jede Fahrt können Sie in unserer Fahrtenbuch-Software beispielsweise als Privat-, Heim- oder Dienstfahrt deklarieren. Zudem können Sie auch einen Grund individuell vermerken, beispielsweise „Kundenbesuch Rewe“ oder „Firmenwagen-Privatnutzung“. Alle Ergänzungen können Sie am Computer nach der Fahrt in das Dienstwagen-Fahrtenbuch eintragen. Alternativ ist es aber auch selbstverständlich möglich, die Daten, z.B. zur Dienstwagen-Privatnutzung, direkt über das Fahrerdisplay einzugeben. Zudem können Sie auch unsere kostenlose Fahrtenbuch-App für Smartphones nutzen, um das Fahrtenbuch auszufüllen. Neben einem Jahresfahrtenbuch, das Ihnen eine umfassende statistische Auswertung der Dienstwagen-Privatnutzung in Relation zur betrieblichen Verwendung ermöglicht, erhalten Sie auch Monatsübersichten, in dem alle Details aus dem Fahrtenbuch fürs Finanzamt ordnungsgemäß und detailliert aufbereitet werden. Somit können Sie direkt aus unserer Fahrtenbuch-Software die fertigen Berichte, indem Sie z.B. ein Fahrtenbuch als PDF exportieren, für das Finanzamt generieren.

Detaillierte und einfache Reportingfunktion

Neben der Anzeige von detaillierten Fahrtenbüchern als übersichtliche Onlinelisten in Tabellenform sind Exportmöglichkeiten in Excel-, Word oder PDF-Format möglich. Sie können z.B. ein Fahrtenbuch als PDF exportieren. Sämtliche Fahrtenbücher können Sie in ihrem Unternehmen speichern, ausdrucken oder mit anderen Programmen weiterverarbeiten. Wenn Sie ein Fahrtenbuch als Excel-Export haben, ist dieses Dokument z.B. hervorragend zur Nachweisführung anhand von Fakten nutzbar, sei es intern oder bei der Kommunikation mit ihren Kunden. Beispielsweise können Sie Berichte zur Dienstwagen-Privatnutzung aus den Daten, die im Kfz-Fahrtenbuch stehen, generieren. Insbesondere können Sie den Kraftstoffverbrauch, die Stillstandzeiten und die Fahrzeiten auswerten, um z.B. Privatfahrten und Dienstfahrten übersichtlich miteinander zu vergleichen. Mit unserer Fahrtenbuch-Software können Sie regelmäßig Berichte für das Finanzamt ausstellen lassen, so dass der Aufwand für Ihre Steuererklärungen deutlich sinkt. Die wirtschaftliche Effizienz Ihres Unternehmens können Sie verbessern, indem Sie einen regelmäßigen Bericht zur Auswertung der Kraftstoffeffizienz anhand der Daten aus dem Kfz-Fahrtenbuch erstellen. Die Datensätze, die unser elektronisches Fahrtenbuch generiert, könne sie auch in andere Anwendungen, zum Beispiel zum Zwecke der Gehaltsabrechnung, exportieren. Ein elektronisches Fahrtenbuch hilft Ihnen dabei, den Aufwand für die Verwaltung, z.B. bei wenn ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen berechnet werden muss, zu minimieren und die internen Abläufe zu optimieren.

Reportarchivierung

Höchste Sicherheitsstufe für Ihre Aufzeichnungen, insbesondere beim Fahrtenbuch fürs Finanzamt! Wir sichern Ihre Daten zwischen 6 und 12 Monaten (je nach Tarifauswahl). Sie haben jederzeit Zugriff auf jedes Detail für Ihre Auswertungen, z.B. auf alle Daten, welche die private Pkw-Nutzung betreffen. Als Nachweis für Ihre Auftraggeber können Sie z.B. das Fahrtenbuch als Excel-Export verwenden oder das Fahrtenbuch als PDF exportieren.

Fahrzeit- und Fahrdistanzaufzeichnung- sowie Fahrgrunderfassung

Automatisch werden alle Bewegungen sowie Starts, Stopps, Fahrtdauer und Fahrtstreckenentfernungen jedes Fahrzeugs erfasst. Das ist einer der Vorteile, den ein elektronisches Fahrtenbuch hat. Auf dieser Grundlage erstellt IntelliRoute eine übersichtliche Fahrtenbuchauswertung, der Sie die Fahrtgründe, die zurückgelegten Gesamtstrecken aller geschäftlichen, der Dienstwagen-Privatnutzung sowie aller Fahrten zur Arbeit und aller Fahrten nach Hause, die private Pkw-Nutzung entnehmen können. Dadurch können Sie ihre gewerbliche Fahrzeugnutzung im Fahrtenbuch fürs Finanzamt nachweisen und die private Pkw-Nutzung, durch die ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen entsteht, abkoppeln.

Fahrtenbuch automatisch führen

Hier werden die Kilometerstände angezeigt und Sie erhalten einen detaillierten Überblick über die zurückgelegten Strecken. Zu jedem Datum erhalten Sie die Startzeit- und Startadresse sowie die Zielzeit- und Zieladresse, die Fahrtdauer und die gefahrenen Kilometer.

Jede Fahrt kann man zu einer Privatfahrt, einer Geschäftsfahrt oder einer „Weg zur Arbeit“-Fahrt zuordnen und jeweils einen Fahrtgrund textlich hinterlegen. Alle Fahrten werden separat zusammengerechnet und in einer Übersicht aufgelistet.

Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch wird steuerlich als Fahrtenbuch fürs Finanzamt nur dann anerkannt, wenn nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten – steuerlich relevanten – Daten ausgeschlossen sind. Dies entschied der 5. Senat des Finanzgerichts Münster. Da bei der privaten Dienstwagennutzung ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen entsteht, ist es wichtig, dass das Fahrtenbuch die Ansprüche der Finanzämter erfüllt. IntelliRoute erfüllt diese lückenlos, so dass das Fahrtenbuch als Nachweis beim Finanzamt anerkannt wird.

Mit unserem System ist es möglich, ein umfassendes Monitoring Ihrer gesamten Flotte zu realisieren. Alle Flottenfahrzeuge können Sie mit unserem elektronischen Kfz-Fahrtenbuch überwachen. Die Bedienung unserer Fahrtenbuch-App auf dem Smartphone ist denkbar einfach, denn der Fahrer muss nur den jeweils passenden Button drücken, um eine private Pkw-Nutzung, eine Auftragsfahrt oder eine Fahrt zu einem Einsatzort im Firmenwagen-Fahrtenbuch zu protokollieren. Besonders wichtig: Sie können ganz ohne Aufwand ein elektronisches Fahrtenbuch für jedes Fahrzeug anlegen, denn das IntelliROUTE-Gerät schickt alle aufgezeichneten Daten regelmäßig zum Onlineportal von IntelliRoute. Mit den gesammelten Daten aus dem Firmenwagen-Fahrtenbuch können Sie den Stundennachweis für jeden Fahrer und für jede Woche in Ihrem Betrieb erstellen. Insbesondere können Sie dank Dienstwagen-Fahrtenbuch auch kontrollieren, ob Ihr Arbeitszeitmodell korrekt realisiert wird. Unser elektronisches Fahrtenbuch bietet Ihnen eine optimale Datenbasis, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Kosten zu reduzieren. Sie haben auch die Möglichkeit, die gewonnenen Daten in ein Fakturierungssystem zu übertragen, so dass Sie Kundenrechnungen mit maximaler Transparenz erstellen können.

Für Firmenfahrzeuge, welche auch privat genutzt werden oder unter die Ein-Prozent-Regelung fallen, haben wir eine besonders einfache und effektive Funktion entwickelt, damit Sie die private Pkw-Nutzung in einem Fahrtenbuch nachweisen können. Sie können Fahrten zu bestimmten Uhrzeiten oder Wochentagen automatisch vom System als Privatfahrt bzw. private Pkw-Nutzung werten lassen. Der Vorteil für die Mitarbeiter, eine manuelle Abschaltung der Ortung für die private Pkw-Nutzung, oder das Auswählen von Privatfahrten entfällt hierdurch komplett.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter im Außendienst nutzt das Firmenfahrzeug auch für Privatfahrten. Der zuständige Vorgesetzte hinterlegt im System die Arbeitszeiten des Außendienstmitarbeiters. z.B. Montag bis Freitag von 9-18 Uhr. Außerhalb dieser Arbeitszeiten wird die Ortung des Fahrzeugs für die private Pkw-Nutzung selbständig deaktiviert, eine Aufzeichnung der gefahrenen Strecke erfolgt nicht und auch eine Live-Ortung des Fahrzeugs ist nicht mehr möglich. Sämtliche Fahrten während dieses Zeitraums werden automatisch als Privatfahrt im Fahrtenbuch der Fahrtenbuch-Software gekennzeichnet. Pünktlich zum Arbeitsbeginn schaltet sich die Ortung für das Fahrtenbuch fürs Finanzamt wieder ein und die Aufzeichnung der Strecke in der elektronischen Fahrtenbuch-Vorlage beginnt. Der Mitarbeiter hat natürlich jederzeit die Möglichkeit, über seine Handy-App die Ortung für das Fahrtenbuch fürs Finanzamt wieder zu aktivieren, bzw. die Fahrten von Privatfahrt auf geschäftlich zu ändern, wenn er beispielsweise länger arbeitet, damit ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen korrekt berechnet werden kann. Unser Fahrtenbuch beinhaltet eine sehr flexibel anpassbare Fahrtenbuch-Vorlage. Bei Bedarf kann das Fahrtenbuch als Excel-Export ausgegeben werden.

Fahrerstatus

Mit dem Fahrerstatus führen Sie Ihr elektronisches Fahrtenbuch so einfach wie nie zuvor. Rufen Sie die Fahrtenbuch-App zum Fahrerstatus über Ihr Smartphone auf und wählen Sie einfach während oder nach der aktuellen Fahrt den Fahrtengrund in der Fahrtenbuch-App aus. Dieser wird direkt an das Webportal übermittelt und gespeichert. Somit ist eine nachträgliche und vor allem zeitraubende Pflege des Fahrtenbuchs überflüssig. Ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen kann mit minimalem Aufwand berechnet werden. Weiterlesen

Bei geschäftlichen Fahrten haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, einen Fahrtengrund in der Fahrtenbuch-App mit anzugeben, z.B. zu welchem Kunden Sie gefahren sind oder ob eine private Pkw-Nutzung, aus der ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen erwächst, stattgefunden hat. Individuelle Fahrtengründe wie z.B. Fahren für bestimmte Auftraggeber, können vom Disponenten jederzeit hinzugefügt werden. Außerdem bietet das Fahrtenbuch von IntelliRoute (nur nach Freigabe des Disponenten) die Möglichkeit, die Ortung temporär abzuschalten. (Offline) Dies ist z.B. für Fahrzeuge, welche von Mitarbeitern auch außerhalb der Arbeitszeit verwendet werden dürfen, so dass ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen entsteht, interessant. Während der Arbeitszeit werden alle Kundenbesuche dokumentiert. Außerhalb der Arbeitszeit ist der Mitarbeiter privat unterwegs und ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen entsteht. Für seinen Chef ist der Mitarbeiter in dieser Zeit nicht mehr zu orten.

In den Systemeinstellungen haben Sie Möglichkeit, zusätzliche Arten von Fahrten hinzuzufügen und diesen Kostenstellen zuzuordnen und im Anschluss entsprechende kostenstellenbezogene Auswertungen durchzuführen. Wie alle Reportdaten können selbstverständlich auch diese per Datenexport z.B. Fahrtenbuch als Excel-Export, in anknüpfenden Softwarelösungen verwendet werden. Wenn ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen in Ihrer Buchhaltung berechnet werden muss, werden Ihre Mitarbeiter diese komfortable Kostenstellenzuordnung aus der Fahrtenbuch-Vorlage sehr zu schätzen wissen. Wenn Sie ein Fahrtenbuch als Excel-Export ausgeben bzw. ein Fahrtenbuch downloaden, können Sie die enthalten Daten aber auch intern nutzen, z.B. um die Arbeitseffizienz ihrer Mitarbeiter zu überprüfen. Ein Fahrtenbuch als Excel-Export ist sehr gut geeignet, um Schwachstellen bei Arbeitsabläufen aufzudecken, da die Fahrtenbuch-Vorlage bei Bedarf sehr detailliert gestaltet werden kann.

Fahrerstatusbericht

Der Fahrerstatus-Report zeigt Ihnen alle hinterlegten Statusmeldungen eines Fahrers aus der Fahrtenbuch-App zu jeder Zieladresse. So sieht man schnell und übersichtlich, welcher Fahrer mit welchem Fahrzeug eine Adresse angefahren hat. Sie erfassen auch die private Pkw-Nutzung, den geldwerten Vorteil für Dienstwagen. Zudem erkennen Sie, mit welchem Grund jede einzelne Fahrt hinterlegt wurde. So sieht man anhand des Codes den Status im Report, z.B. beim Fahrtenbuch als Excel-Export. Da man auch einen eigenen hinterlegten Status im Portal anzeigen lassen kann, bestimmt der Nutzer bei diesen Einstellungen auch selbst den Code mit einer Abkürzung, z.B. für die private Pkw-Nutzung.

Code Beispiele hierzu:

• OF = OFFLINE
• GF = GESCHÄFTSFAHRT
• KB = KUNDENBESUCH
• TK = TANKEN
• CG= AUFTRAGGEBER CAR GUARD

Wie bei allen Reports im IntelliRoute - Webportal, können Sie auch diesen mit einem Klick, als Word-, Excel- oder PDF Datei speichern. Sie können z.B. das Fahrtenbuch als Excel-Export erstellen, das Fahrtenbuch downloaden oder auch das Fahrtenbuch als PDF exportieren.

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird verwendet, um genau zu dokumentieren, welche Strecken mit einem bestimmten Fahrzeug, in der Regel einem Kraftfahrzeug, zurückgelegt werden. Zudem wird in einem Firmenwagen-Fahrtenbuch immer auch der Anlass der Fahrt erfasst, so dass z.B. ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen detailliert berechnet werden kann. In einem Kfz-Fahrtenbuch werden darüber hinaus alle relevanten Informationen, insbesondere der Name des Fahrers, der Kilometerstand am Anfang und am Schluss der Fahrzeugnutzung, die daraus resultierende Strecke, das Abfahrtsdatum, die Abfahrtszeit und der Abfahrtsort erfasst. Ein Firmenwagen-Fahrtenbuch kann zum Beispiel beim Finanzamt vorgelegt werden, damit ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen korrekt abgerechnet wird. Aber auch bei der Polizei oder als Vorlage für einen Geschäftspartner ist es hilfreich, wenn die Fahrzeugnutzung dokumentiert werden kann. Die private Pkw-Nutzung, die besonders hilfreich ist, wenn ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen belegt werden muss, ist dabei nur eine von vielen Auswertungoptionen.

Fuhrparkverwaltung

Grundsätzlich ist es üblich, dass für jeden Dienstwagen ein separates Dienstwagen-Fahrtenbuch geführt wird. Nur wenn die Fahrer ein Fahrtenbuch führen, kann der Fuhrparkleiter auch bei einer großen Flotte die Übersicht behalten. Auch ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen kann mühelos erfasst werden. Insbesondere ist es mit einem Kfz-Fahrtenbuch sehr einfach, Kosten und Verwendungszwecke der einzelnen Fahrten aufzuschlüsseln und die Ergebnisse in einem Fahrtenbuch als Excel-Export auszugeben. Eine Fahrtenbuch-App, die mit GPS-Daten kombiniert wird, ermöglicht dem Fuhrparkleiter eine optimale Kontrolle des gesamten Fuhrparks inklusive Firmenwagen-Privatnutzung, denn durch die GPS-Erfassung und die umfassende elektronische Fahrtenbuch-Vorlage des IntelliROUTE-Systems wird ein erheblicher Teil der benötigten Daten automatisch angelegt.

Auflage nach § 31 a StVZO

Die Straßenverkehrsbehörde kann in Deutschland bei einem besonders schwerwiegenden Verstoß gegen die Regeln im Straßenverkehr (schon ab einem Strafpunkt) dem Fahrzeughalter auferlegen, ein Kfz-Fahrtenbuch zu führen, unter Umständen auch für mehrere Kraftfahrzeuge, die im Besitz des Halters sind. Diese Maßnahme wird z.B. dann ergriffen, wenn es nicht möglich war, nach einem Zwischenfall einen Fahrzeugführer zu ermitteln (§ 31a StVZO). Wenn die zuständige Strafverfolgungs- bzw. Ordnungswidrigkeitenbehörde nicht dazu in der Lage war, nach einem Vorfall den Täter zu identifizieren, obwohl ein angemessener Aufwand betrieben wurde, muss der Fahrzeughalter aktiv an der Aufklärung mitarbeiten. Die Eingrenzung des Täterkreises gehört dabei zu den Aufgaben, die dem Fahrzeughalter zugemutet werden können. Das Verhalten der ermittelnden Behörde hängt nicht zuletzt davon ab, wie kooperativ der Fahrzeughalter ist. Auch wenn sich der Fahrzeughalter auf ein Zeugnisverweigerungsrecht bzw. ein Aussageverweigerungsrecht beruft, kann die Behörde trotzdem dem Fahrzeughalter eine Fahrtenbuchauflage machen. Seit dem Jahr 2009 wird jede angeordnete Fahrtenbuchauflage zentral im Fahrzeugregister des Kraftfahrt Bundesamtes erfasst, so dass alle zuständigen Behörden jederzeit ermitteln können, ob ein Fahrzeughalter ein Fahrtenbuch führen muss. In § 31a StVZO wird die Fahrtenbuchmethode genau vorgeschrieben. Inhaltlich entspricht die vorgegebene Fahrtenbuchmethode den Auflagen, die auch ein Fahrtenbuch fürs Finanzamt erfüllen muss. Beispielsweise ist es bei dieser Fahrtenbuchmethode nicht erforderlich, die Fahrstrecke auszuweisen. Wenn der Fahrzeugführer bzw. der Fahrzeughalter gegen die Fahrtenbuchauflage verstößt oder auch eine nicht ausreichende Fahrtenbuch-Vorlage verwendet, wird er mit einem Punkt im deutschen Verkehrszentralregister (VZR) und 50 Euro Bußgeld bestraft.

Steuerliche Betrachtung

Ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen entsteht dann, wenn ein Unternehmer (Fahrzeughalter) seinem Arbeitnehmer einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlässt. Im Sinne des Steuerrechts handelt es sich bei der Überlassung um einen Sachbezug. Ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen kann nach einer pauschalen Methode (Ein-Prozent-Regelung) berechnet werden. Alternativ kann ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen aber auch anhand eines Fahrtenbuches präzise ermittelt werden. Ein Unternehmer hat Interesse daran, dass ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen möglichst geringe Kosten verursacht. In den meisten Fällen ist ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen, der pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung berechnet wird, die ungünstigste Methode.

Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung

Die Ein-Prozent-Regelung, mit der auch ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen erfasst werden kann, ist ein System zur Pauschalbesteuerung eines Firmenfahrzeugs, bei dem auch eine private Pkw-Nutzung stattfindet. Ein Prozent vom Brutto-Listenpreis (inklusive aller Extras und Mehrwertsteuer), der auf volle Hunderter abgerundet wird, wird als geldwerter Vorteil für Dienstwagen monatlich versteuert. Im Jahr ist das ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen in Höhe von 12 Prozent. Wenn sich die Firmenwagen-Privatnutzung sich auch auf die Fahrten zwischen dem Arbeitsplatz und der heimischen Wohnung erstreckt, werden 0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises als geldwerter Vorteil für Dienstwagen pro Entfernungskilometer (Arbeitsplatz-Wohnung) angesetzt. Voraussetzung ist allerdings, dass die Strecke zwischen Arbeitsplatz und Wohnung mindestens 46-mal im Jahr zurückgelegt wird. Die Ein-Prozent-Regelung hat den Nachteil, dass ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen in vielen Fällen nicht optimal berücksichtigt wird. Wenn Sie für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch anlegen lassen, wird die private Pkw-Nutzung, aus der ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen resultiert, exakt abgerechnet. Dadurch gibt es keine Lücke bei der steuerlichen Berücksichtigung, denn ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen wird anhand der tatsächlichen Nutzung ermittelt. Theoretisch ist in manchen Fällen auch eine Schätzung möglich.

Ein Nichtarbeitnehmer muss Folgendes beim Fahrtenbuch fürs Finanzamt beachten: Bereits seit dem 1.1.2006 gilt, dass die Ein-Prozent-Regelung nur dann genutzt werden darf, wenn ein Fahrzeug wenigstens zu 50 Prozent dienstlich eingesetzt wird. Die Dienstwagen-Privatnutzung umfasst alle Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung. Bei einer doppelten Haushaltsführung werden auch die Familienheimfahrten berücksichtigt. Auf Nachfrage muss der Fahrzeughalter die dienstliche und die private Pkw-Nutzung, die als geldwerter Vorteil für Firmenwagen gewertet wird, dem Finanzamt nachweisen und nachvollziehbar anhand einer Fahrtenbuch-Vorlage belegen, dass der Wagen mindestens zur Hälfte dienstlich verwendet wird.

Versteuerung auf Grundlage eines Fahrtenbuches

Mit einem Fahrtenbuch fürs Finanzamt lässt sich detailliert nachweisen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG), welchen Anteil die private Pkw-Nutzung, und damit ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen, bzw. die Dienstwagen-Privatnutzung an der Gesamtnutzung hat. Ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen wird in diesem Falle nicht anhand der Ein-Prozent-Regelung pauschal, sondern ganz konkret aufgrund der tatsächlichen Firmenwagen-Privatnutzung berechnet. Da bei der Fahrtenbuchmethode ein geldwerter Vorteil für Dienstwagen anhand der stattgefundenen Firmenwagen-Privatnutzung ermittelt wird, ist die Besteuerung in vielen Fällen deutlich niedriger als bei der pauschalen Ein-Prozent-Regelung. Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen bzw. führen lassen und die Dienstwagen-Privatnutzung, die als geldwerter Vorteil für Firmenwagen anerkannt wird, genau dokumentieren, indem Sie das Fahrtenbuch downloaden und vorlegen, können Sie deswegen wahrscheinlich in erheblichem Maße Steuern sparen.

Beispielrechnung

Wenn kein Firmenwagen-Fahrtenbuch vorliegt, aber dennoch glaubhaft gemacht bzw. belegt werden kann, dass das Fahrzeug wenigstens zur Hälfte betrieblich genutzt wird, wird seit dem 1.1.2006 automatisch die Ein-Prozent-Regelung, mit der ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen pauschal berechnet wird, angewendet. Wenn Sie beispielsweise einen Jahreswagen für 30.000 Euro kaufen für Ihr Unternehmen, wird ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen anhand des Brutto-Listenpreises von 50.000 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) ermittelt. Bei einer Distanz zwischen Arbeitsplatz und Wohnung von 10 Kilometern ergibt sich bei der Ein-Prozent-Regelung folgende Rechnung, wenn ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen ermittelt werden soll:

Individueller Prozentsatz: 1 % + 10 km * 0,03 % / km = 1,3 %

Geldwerter Vorteil für Dienstwagen: 50.000 Euro * 1,3 Prozent = 650 Euro

Die 650 Euro werden als Privatentnahme, also als geldwerter Vorteil für Dienstwagen, bewertet. Alle beruflich bedingten Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnung werden auf Basis der Entfernungspauschale in Form einer Kostenpauschale eingerechnet. Bei einer Strecke von 10 Kilometern und 260 Arbeitstagen ergibt sich bei einer Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer im Jahr folgende Rechnung:

260 Tage * 10 Kilometer * 2600 Kilometer pro Jahr

0, 30 Euro (Entfernungspauschale) * 2600 Kilometer pro Jahr = 780 Euro pro Jahr

Monatlich ergibt sich ein Betrag von 65 Euro.

650 Euro (geldwerter Vorteil für Firmenwagen) – 65 Euro (Entfernungspauschale) = 585 Euro pro Monat

Angenommen, Sie müssen mit einem Grenzsteuersatz von üblichen 40 Prozent kalkulieren, dann müssen Sie monatlich 234 Euro Steuern bezahlen. Nur wenn Sie ein Fahrtenbuch führen und auf diesem Wege die faktischen Kosten (Werkstatt, Benzin, Abschreibung, Leasingraten) ermitteln, können Sie die Firmenwagen-Privatnutzung in Relation zu den Geschäftsfahrten dem Finanzamt nachweisen und dank

Dienstwagen-Fahrtenbuch einen erheblichen finanziellen Vorteil erlangen. Sie können das Fahrtenbuch downloaden und dem Finanzamt vorlegen, so dass ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen immer präzise erfasst wird.

Bei unserem Fallbeispiel nehmen wir an, dass das Kraftfahrzeug jährlich Abschreibungen in Höhe von 6000 Euro und 5000 Euro Kosten für den Fahrzeugunterhalt (Benzin, Versicherung etc.) verursacht. Wenn der Anteil der Firmenwagen-Privatnutzung 10 Prozent beträgt, ergibt sich folgende Rechnung für die Dienstwagen-Privatnutzung:

11.000 Euro (Jährliche Kosten) * 10 % = 1.100 Euro pro Jahr

Daraus ergibt sich eine monatliche Belastung von 91,67 Euro.

Wenn Sie mit einem Steuersatz von 40 Prozent rechnen müssen, liegt die monatliche steuerliche Belastung lediglich noch bei 36,67 Euro. Somit haben Sie im Vergleich zur Ein-Prozent-Regelung in diesem Beispiel einen monatlichen steuerlichen Vorteil in Höhe von 197,33 Euro (234 Euro – 36,67 Euro).

Fahrtenbuch bei PKW im Betriebsvermögen

Wenn Sie selbstständig tätig sind, können Sie ein Kraftfahrzeug zum Betriebsvermögen hinzufügen, falls der dienstliche Anteil zwischen 10 und 50 Prozent beträgt. Der Gesetzgeber spricht in diesem Fall von einem gewillkürten Betriebsvermögen. Falls der dienstlichen Nutzungsanteil 50 Prozent überschreitet, müssen Sie das Fahrzeug als notwendiges Betriebsvermögen deklarieren. Die private Pkw-Nutzung in Relation zur dienstlichen Nutzung berechnet sich ausschließlich auf Basis der gefahrenen Strecke.

Die täglichen Fahrten zwischen Betriebsstätte und Wohnung sind sogenannte betrieblich bedingte Fahrten, die grundsätzlich zur betrieblichen Nutzung und nicht zur Firmenwagen-Privatnutzung gezählt werden. Auch wenn rein terminologisch in diesem Fall von Betriebsausgaben gesprochen wird, regelt § 4 Abs. 5a EStG, dass die Kosten, die bei diesen Fahrten entstehen, nicht von der Steuer abgesetzt werden können. Steuerlich absetzbar sind deswegen nur alle anderen Nutzungskosten, die betrieblich bedingt entstehen.

Beispiel

Pkw-Kosten pro Jahr: 11.000 Euro

Gesamtfahrleistung: 45.000 Kilometer

Gesamtstrecke Arbeitsstätte-Wohnung: 15.000 Kilometer

Gesamtstrecke Privatfahrten: 15.000 Kilometer

Gesamtstrecke Betriebsfahrten: 15.000 Kilometer

Der Anteil der betrieblichen bedingten Fahrten beträgt insgesamt 30.000 Kilometer (66,67 Prozent). Damit ist das Fahrzeug automatisch Teil des notwendigen Betriebsvermögens. Dies bedeutet, dass 66,67 Prozent der Pkw-Kosten als Betriebsausgabe zu werden sind. In diesem Fall kann eine Betriebsausgabe von 7333,33 Euro berücksichtigt werden.

Alternativrechnung

Verzicht auf Dienstwagen und Fahrtenbuch

Wenn Sie Ihr privates Fahrzeug mit der Fahrtenbuch-App nicht nur für die private Pkw-Nutzung, sondern auch für betriebliche Fahrten anstelle eines Dienstwagens nutzen, erhalten Sie aus der Entfernungspauschale einen Betrag von 1500 Euro pro Jahr (10.000 km / 2 = 5000 km * 0,30 Euro). Das wäre dann allerdings ein niedrigerer Betrag als beim Dienstwagen. Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, können Sie als Unternehmer im Vergleich nur Nutzung eines privaten Fahrzeugs (Pkw im Privatvermögen) einen deutlichen finanziellen Vorteil erzielen.

In der Praxis gibt es aber noch andere Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, wenn es um die Frage geht, ob ein Pkw in das Betriebsvermögen überführt werden soll. Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen bzw. die Fahrtenbuch-App nutzen und der Pkw in der Folge in das Betriebsvermögen überführt wird, müssen Sie auch einen später eventuell entstehenden Verkaufsgewinn versteuern. Verkaufen Sie das Fahrzeug zu einem Preis von 10.000 Euro nach 5 Jahren, müssen Sie bei einem Buchwert von Null die kompletten 10.000 Euro versteuern. Bliebe der Zinseffekt, der beim Steuervorteil entsteht, unberücksichtigt, würden die Abschreibungen der vorherigen Jahre aufgezehrt.

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch fürs Finanzamt muss bestimmte Vorgaben erfüllen, um als Nachweis bzw. Beweismittel Anerkennung zu finden. Die Mindestbedingungen, die bei jeder Fahrtenbuchmethode und auch bei einem Android-Fahrtenbuch zu erfüllen sind, lauten wie folgt:

1. Alle Daten (nicht nur zur Firmenwagen-Privatnutzung) müssen kontinuierlich und zeitnah erfasst werden
2. Manipulationen müssen durch eine inhaltlich geschlossene Form (keine losen Zettel, zusammenhängende Fahrtenbuch-Vorlage) verhindert werden. Insbesondere darf es nicht zu nachträglichen Ergänzungen, Streichungen und Änderungen kommen.
3. Ein Ausdruck aus einem Tabellenkalkulationsprogramm, z.B. ein Fahrtenbuch als Excel-Export, kann kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch bzw. keine Fahrtenbuch-Vorlage sein.
4. Bei jeder beruflichen Reise müssen folgende Angaben gemacht werden: Reiseziel, Datum, besuchter Kunde bzw. Geschäftspartner, Anlass der dienstlichen Tätigkeit und schließlich der Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt. Besonders wichtig ist, dass die Adressen in der Fahrtenbuch-Vorlage exakt dokumentiert werden. Ein einfacher Straßenname ist auch bei einer Dienstwagen-Privatnutzung nicht ausreichend.
5. Alle Daten müssen im Fahrtenbuch erfasst werden. Verweise auf weitere Unterlagen, z.B. ein Fahrtenbuch als Excel-Export, sind nicht ordnungsgemäß.
6. Wenn Umwege (Firmenwagen-Privatnutzung und dienstliche Fahrten) entstehen, müssen diese gesondert dokumentiert werden, auch dann wenn die Umwege aufgrund der Verkehrssituation (Stau, Umleitung, Unfall etc.) notwendig sind.
7. Der Fahrer, der das Fahrtenbuch führen muss, ist dazu verpflichtet, leserliche Einträge zu machen, da es sich nicht um private Erinnerungshilfen, sondern um offizielle Nachweise (insbesondere der Firmenwagen-Privatnutzung) handelt.

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zunächst eine Variante zur Erfassung der Firmenwagen-Privatnutzung, mit dem ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen ordnungsgemäß erfasst wird. Diese Variante ist bezüglich der Anerkennung bei Behörden allerdings nicht ganz unproblematisch. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die deutschen Finanzämter ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann anerkennen müssen, wenn in der elektronischen Fahrtenbuch-Vorlage alle Erkenntnisse zur Verfügung stehen, die auch aus einem konventionellen Dienstwagen-Fahrtenbuch gewonnen werden können. Die Technik bzw. die Fahrtenbuch-Vorlage muss insbesondere gewährleisten, dass entweder nachträgliche Abänderungen, z.B. zur Dienstwagen-Privatnutzung, grundsätzlich in der Fahrtenbuch-Vorlage dokumentiert werden müssen oder aber komplett ausgeschlossen sind. All diese Anforderungen erfüllt das elektronische Fahrtenbuch von IntelliROUTE!

Das Dienstwagen-Fahrtenbuch von IntelliROUTE erfüllt alle Vorschriften und Anforderungen der deutschen Behörden. Zudem ist es sehr leicht, den erforderlichen Nachweis zu erbringen, denn die gesammelten Daten werden über das Internet von einem externen Dienstleister erfasst. Bei der Auswahl des Dienstleisters sollten Sie insbesondere den Datenschutz berücksichtigen. Immerhin wird ein Bewegungsprofil erstellt und zudem werden viele Geschäftspartner und Kunden des Unternehmens erfasst, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen. Ein elektronisches Fahrtenbuch, welches das Global Positioning System (GPS) nutzt, kann dem Nutzer passende Vorschläge für die notwendigen Angaben von Reiseziel, Kilometerstand und Geschäftspartner bzw. Kunde oder auch Dienstwagen-Privatnutzung machen. Wenn das System fest eingebaut ist, gibt es auch die Möglichkeit, den aktuellen Kilometerstand automatisch im Firmenwagen-Fahrtenbuch einzutragen. Wenn Sie unser elektronisches Fahrtenbuch verwenden, können Sie sehr einfach ein Fahrtenbuch führen für jedes Ihrer Fahrzeuge. Sie können auch ein Fahrtenbuch downloaden zur Auswertung. Die steuerlichen Vorteile, insbesondere wenn ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen im Raum steht, in Verbindung mit dem geringen Aufwand machen IntelliROUTE inklusive Fahrtenbuch-App zu einer optimalen Lösung für Ihr Unternehmen.

Wichtiger Hinweis: Ein Fahrtenbuch ist kein Fahrtenschreiber (§ 57a StVZO)